自考公文写作与处理-精简笔记

破书一堆

公文写作与处理

第一章公文

公文：即公务文书，指国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书是进行公务活动的重要工具。

秦（书奏）上行文最早出现、章，表，疏，义，启（上行文）移书，关，刺，咨（平行文）令，谕，制，教（下行文）古代

公文的特点：1有法定的作者2有法定的权威3有特定的效用4有规范的体式5有规定的处理程序

公文的作用：1领导与指导作用2行为规范作用3传递信息作用4公务联系作用5凭证记载作用

分类：来源分：对外文件、收来文件、内部文件 行文关系分：上行文，平行文，下行文秘密程度阅读范围分：秘密文件，普通文件，公开文件  制发机关性质分：法律，法规文件，行政文件，党的文件内容性质与作用分：指挥性公文，规范性公文，报请性公文，知照性公文，记录性公文   公文文种 ：行政单位13种 党公文条例14种

第二章公文写作

指公文的起草与修改是撰写者代机会而言的，体现机关领导意图和愿望的写作活动。

1起草初稿（组织形式1一人准备选取材料并构思布局直至拟写成文2多人共同讨论构思和准备材料最后由一人执笔起草3由起草小组共同酝酿多人分工执笔一人统稿贯穿成文）2讨论修改

公文质量体现在“公文思想内容及文字表达”两方面。思想内容表现为政策性强，针对性强，科学性强。文字表达表现为结构严谨，语言精当，行文规范。

公文效用：指公文对于机关贫血活动所起的作用。

机关领导人亲自动手写公文的重要性是工作中的原则性问题。

公文写作的特点：1被动写作，遵命性强2对象明确，针对性强3集思广义，群体性强4决策之作，政策性强5急迫之作，时限性强6讲究格式，规范性强。

公文写作的基本要求：1保证公文内容在政治上的正确性2要实事求是在业务上符合客观规律3在文字表述上要准确，鲜明，生动，符合语法与逻辑4公文起草要符合统一规定的体式与程序5要注意选用书写裁体与字迹材料。

公文写作的步骤：1明确发文主旨（中心内容，文种，范围对象，具体要求）2收集有关材料（文件材料，实际材料）3拟出写作提纲4认真起草公文（把握公文主题，选好用好材料、观点正确情况确实，内容的有关部门要经过协商取得一致意见，文字表述要简练交代问题要清楚）5反复检查修改（主题修改，观点，材料，结构，语言修改）

公文写作人员的修养：1政治素质好2有一定的政策理论水平3熟悉业务和机关工作情况4有较宽的知识面5有较好的文字功底。

加强修养的途径：1与时俱进勇于创新2博览群书，增长知识3深入实践勤学苦练

第三章公文的体式与稿本

公文的体式：指公文的文体，构成要素及其在格式上的安排。（保证公文的完整性，正确性与有效性）评论本：文章体裁。表达方式，语体特征。叙述、说明（定义，注释，比较，数字，举例，分类）议论（论点论据论证）公文语言特点：1准确2简明3庄重4 得体。常见词语：1特定用语2惯用语3缩略语4成语5引用语

公文的构成要素与文面格式：发文机关标识，发文字号，标题，主送机关正文，成文日期，印章，主题词，印发机关和日期（九项）文面格式：眉首，主体，版记。眉首：红色反线以上的内容。主体：主体至主题词之间。版记：主题词以下内容。

眉首（公文份数，秘密等级和保密期限紧急程度，发文机关标识，发文字号，签发人）份数（6位数不得少于两位，阿拉伯数码左上角顶格第一行不足用零补齐）秘级（右上角第一行3号黑体中间空一字）紧急程度（特急，急件/电报：特提，特急，加急，平急）右上角，凬时时应于秘密之下对齐。发文机关标识（发文机关全称（简称）加文件）大字居中磁红印在文件首页上端。1/3，2/5小标宋体字。党的机关的公文版头钟乳石上种（1〈中共**文件〉2〈中国共产党**委员会（**）〉3〈中共**办公厅（室）文件〉4〈中共**部文件〉）联合行文：文件首页必须显示正文。发文字号（发文机关编排的文件代号，发文机关代字，年份（六角括号）序号组成）不加‘第’字，六角括号内写年份，联合行文应一文一号版头在间隔线中信笺在间隔线下。签发人（仅在上报的公文中才出现）发字号右侧，同处一行。

主体：（公文标题，主送机关公文正文，附件，成文时间，公文生效标识，附注等项）

公文标题：发文机关名称，主题，文种组成（省机关名称，省事由，省名称及事由。横线下居中排列）

主送机关：全称，规范简称，正文之上，公文标题左下方，顶格收书写）毛加冒号。

正文：公文核心导语，主体，结束语）1依据式，2目的工，3原因式。

附件：正文下一行加以标识，‘图表，目录，名单，简介’正文左下方，公文生效标识之上。

成文时间：发文机关署名之下，距离相称。

公文生效标识（印章或签署人姓名）单一发文/联合行文机关如何加盖印章。（下套方式‘中套’方式中心线压成文时间右空四字。左右空7字主办机关印章在前，压成文时间，间距不超3mm不再标识“此页无正文”的说明。

附注：圆括号括入左空2字，成文之下一行。

版记：主题词，抄送机关印发机关和印发时间等项。

主题词：作用1可准确概括文件主要内容2提高文件检索查询速度（快，准，全）3利于文书档案管理规范化，系统化，科学化。注意1必须在公文主题词表中选用2类别栏不作主题用3顺序要先类别，再类属4先集中一个主题内容，再对第二主题内容进行标引 5要直接反映该份公文说明的问题或所论事物6主题词三字居左顶格 加冒号。

抄送机关：主题词下一行，左空一字用3号宋体字后加冒号顿号隔开最后句号。

印发机关和印发说明：阿拉伯数字标出，份数 抄送机关下一行，印发机关左空一字时间右空4字下文划一横线（底线）右侧印制份数。

公文的特定格式：1信函式格式（上粗下细‘开文线’上细下粗‘文武线’）2命令格式（不能简称，令号空二行居中用‘第’字不受年限）签名历空4字/成文时间右空2字。不分主送，抄送，用‘分送’形式。3会议纪要格式：不加盖印章不标识主送机关。

公文排版形式与装订要求：外观形式。公文版头设计，版面安排，字体字号，字行字距天地页边，用纸规格等。装订要求：左侧不掉页。

公文的稿本：文稿，文本。

文稿：1草稿，内容文字都还未成熟的原始稿件2定稿，经修改审阅签发最后形成的定型文稿。

文本：正本，副本，存本，修订本，试行本，暂行本，各种文字文本。定稿（原稿，底稿，正稿）

第四章公文的行文规范

按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。

1行文关系（国家行政机关的隶属关系和职权范围）（党的各级机关的隶属关系和职权范围）划分：同一系统的机关领导与被领导关系/上级业务主管部门和下级业务部门具有业务上的指导关系/非同一系统的机关间一般性不想隶属关系/同一系统的同级机关间平行关系。

2行文方向与方式（下行文，上行文，平行文）上行文：1逐级下行文2多级下行文3直达基层组织和群众的下行文。

下行文：1逐级上行文2多级上行文3越级上行文

3公文的行文准则（1注意隶属关系尊重机关职权2大力精减文件严格控制发文数量和范围3在一般情况下党政机关不得越级行文4牵涉到几个部门的问题部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文5行文必须正确确定主送机关和抄送机关6主送机关与文种要相互呼应7关于联合行文的问题8关于请示的行文问题9关于各级党政机关办公厅（室）的行文问题10经批准公开发布的公文应视为正式公文依照执行。

第五章机关法定公文的写作（上）

命令：指挥性公文，强制性公文

特点：1权威性2指挥性3强制性。类型：1公布令2行政令3嘉奖令。写作：1必须根据宪法，法律规定的权限范围发布命令2要注意各类型命令写作的共同点和不同点3语言要准确，凝炼，庄重，有力。

行政令（命令原由，事项，要求）嘉奖令（先进事迹，嘉奖内容，号召）。

议案：有议案提出权的机构或人发代表向同级人发代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文。（县10人级5人联名可议案）

特点：1行文关系及输程度法定性2行文内容的单一性和可行性

类型：1由职能机构提出的议案2由人民表提出的议案

写作注意：1提出的问题重要且已具备解决的条件2要注意提出的权限的时限3要注意行文格式和输程度（提议案人，内容，文种）标题。没发文号。

决定，决议：决定：党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。。特点：1内容重要2政策性强3有约束力。类型：1指挥型2个案型3知照型。写作：（机构，事由，文种）标题，正文写法1指挥型（理由，事项，执行要求）2个案型（分析，事项，期望要求）3知照型（广而告之）准确，鲜明，简洁。

决议：经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性公文。

特点：1表达群体意志2有权威性和约束力。类型：1决策部署型2结果公布型。决定决议相同及差异之处：都是下行的指挥性公文，内容接近，便 于对重要事项的决策。文字表达公文格式也一致区别：1形成程序不完全一样2内容的范围不尽相同3发布形式各有不同。

指示，意见：指示：上级机关对下级机关指导工作的公文。特点：1针对性2原则性。类型：1涉及全局问题带普遍性的指示2涉及局部问题带特殊性的指示。写作：（单位，鬲，文种）标题。（根据，事项，要求）正文。理论，政策，现实根据。主要部分是事项要求。

意见：党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。

类型：1直接指导型2批转指导型。写作：单位加事由加文种（标题）可用于上行，下行，平行文。

第六章机关法定公文的写作（中）

公告，通告，公报：

公告：机关团体向公众宣布重要事项的告知性文件。

通告：机关团体在一定范围内公布事项的告告性文件。

特点：1发布的公开性，2事项的重要性3操作的严肃性。类型1涉及法定事项的公告，通告。2知照性公告，通告。写作：1符合权限，一事一告2内容明确，语气庄重3注意格式

公报：公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。党的领导机关多用公报，政府多用公告。

类型：1会议公报2统计公报3外交公报。写作：1会议公报因发布目的不同而有不同的写法（夹叙夹议）2统计公报必须由国家各统计部门或国家指定机构发布，任何机构不得随意发布全国性，地区性的统计数字。（分项分点，表格结合）3外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。

通知：向特定受文对象告知或转达有关事项或文件让对象知道和执行的公文。（下行文为主，可用平行文）产生于民国时期，最频繁使用的公文）

类型：1发布性通知2批转性3转发性4指示性5任免性6事务性通知。写作：1标题（单位加事由加文种/事由加文种）事务通知可用‘通知’2正文（指示性写法复杂（工作由来，内容，工作要求）3其它注意事项

通报：在一定范围内表彰先进，批评错误，传达事项的告知性文件。

特点：1周知性2指导性。类型：1表彰先进型2批评错误型3传达事项型。写作：标题/正文（表彰：先进事迹，表彰决定，分析先进思想，如何向先进学习）批评：批评根据，错误事实，处分决定，错误性质，善后办法/传达事项：通报事项情况，精神，对下属群众要求希望）

第七章机关法定公文的写作（下）

报告：下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。作用：上下沟通。特点：1重陈述2有主见。类型：1（综合报告/专题报告）内容范围分2（呈报性报告/呈转性报告）行文目的分

写作：1陈述事实要清楚扼要2表达观点要精练清晰3语言要简洁朴实

请示：下级向上级请求指示或批准的报请性公文。特点：1超前性2说明性3单一性。类型：1请求批准类2请求帮助类3请求批转类

写作：1要遵守行文规则（应一文一事/只写一主送机关抄送其它硬骨头/不得越级请示，必须越级时应抄送越过机关/双重领导应主送机关答复）2理由要充分，要求要合理3格式要正确，语言要得体。

批复：答复下级机关请示事项的指示性公文。

特点：1针对性2指导性。类型：1表态性2指示性批复

写作：1要先回应后批复2态度要鲜明措辞要明确3要及时批复

函：机关之间处理日常公务的效性公文。特点：1形式灵活适应性强2务实性强。类型：1商浴函2问复函3请准函4知照函

写作：1一事一函2语言要平实，亲切自然

会议纪要：记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。

特点：1纪要性2约束性3知照性。类型：1决议性会议纪要2协议性会议纪要3研讨性会议纪要

写作：1会议结束后，经主管领导人签字同意才算定稿2会议纪要标题常见形式，会议名称加文种3会议纪要正文分会议概况，内容，结束语4由会议主持机关撰写，最后罢免日期。

条例规定

条例：由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作，活动，行为等的法规性公文。

类型1党中央机关制定的条例2国家行政机关制定的条例3地方权力机关制定的条例。

规定：各级党政机关社会团体，企事业单位规范某方面工作的规章性公文。类型：1党内规定2法规性规定3一般性规定。写作：1草拟条例规定要遵守的原则2相同法规清理，说明废止3章条式，条款式4语言要准确严密。

第八章机关其它常用文书的写作（上）

规章类文书：条例，规定，办法，实施细则，章程，规则，守则，制度公约等等。

特点：1内容规范2招待强制3制定的程序性。写作：办法（行政法规）具体细致，章条式，条款式

实施细则：说明是哪个法律和法规的实施细则。具体便于操作。

章程：组织章程，办事章程。

守则：特定范围内全体成员必须遵守的行为准则。“简洁易记”特点。

计划类文书：规划，纲要，计划，安排（下情上达，上情下达，统一自身步调）

特点：1目标的前瞻性3操作的预想性。类型：1规划类（5，10，20年）2计划类（1年及年内）3安排（短时间段）写作：1分析情况要认真细致2确定目标要实事求是3措施步骤要切实可行4条目要分明，语言要简洁（条款，表格式多见）

总结：机关团体在衽计划或完成任务后对已做工作进行概括及评估的文书。（下情上达和提高自身）作用。

特点：1回顾性2经验性。类型：1综合性总结2专题性总结

写作：1回顾工作情况要实事求是2总结经验教训要着眼未来3纲目要清晰，文风要平实（分层展开式，纲目带动式）

调查报告：针对现实中发生的较重要的问题作专门调查后，利用调查资料写成的局面报告。

作用：1提供真实的社会情况，为制订政策，贯彻政策宣传先进，提示阴暗解决工作中疑难问题服务。

特点：1针对性强2纪实性强（三种情况下写调查报告：1社会关注引起社会关心问题供传媒对外传播2为领导决策服务有情况的调查供领导参考3解决较复杂疑难问题服务专门调查报告供有关人参考）。类型：1新闻性调查报告2政务性调查报告3个案性调查报告

写作：1深入细致客观公正的调查是写好调查报告的前提2围绕问题展示重要的，典型的材料是调查报告的主要任务3调查报告的格式：标题有公文式，新闻式两种（前言主体，结尾）

第九章机关其它常用文书的写作（下）

讲话类文书：发言时所依据的各类文稿的总称。

类型：1讲话稿（领导在会议上宣传稿）2开幕词（宗旨议题提希望，指导性方向性基调性），闭幕词（概括精神总结会后努力方向总结性激励性评估性）3欢迎词（开头交代欢送对象，主体称赞回顾功绩结尾激励性鼓舞性语言），欢送词，答谢词。写作：格式不固定，随内容场合目的而定。写作要求：1主题要鲜明集中2材料要真实新颖3布局要清晰紧凑4语言要明白生动。

记录类文书：如实记录有关内容形式的公务文书。（会议纪录，会议纪要，电话记录，接待记录和大事记）

特点：1内容的记实性2材料的直接性3语言的实录性

会议记录：会议组织情况（名称届数起止时间地点出席列席缺勤人员名原因主持记录人名议题）会议议题和议程/进程内容/必要手续

电话记录：发出电话，接收电话

接待记录：热情接待来访者，听取陈述。

大事记：标题，开头（目的立意体例的时限）1要记述大事2要客观真实，3要方简意赅。

简报类文书：汇报工作反映问题交流经验沟通感情，推动工作展开的一种信息裁体。类型：会议简报（专门汇报交流有关重要会议内容情况的简报）/工作简报（反映本部门系统内各方面工作情况的简报）。特点：1简2快3新。写作：报头，主体，报尾。主体：按语标题，正文。有独特的报头。要求：1内容要真实确切2篇幅要短小3针对性指导性要强。

建议类文书：提建议，意见一类的公务文书。提案/建议

提案：担请机关或一定组织会议讨论处理的意见或建议的文书。（政协会议及职工代表大会使用）

建议：组织单位及个人对某工作，活动，问题提建议意见时使用的文书。

特点：1建议性2说理性3委婉性。写作：标题/案由/提案人/理由/办法/日期。要求：1熟悉同提案有关情况2注意区分提案同一般文书行文格式。

建议1标题/称谓/正文/落款/格式写法/。要求：1把握分寸要适度2所列内容要具体3语言要精练。

第十章公文处理工作

公文处理工作：围绕公文撰制，收发，办理与管理，需要进行许多工作，这个具体不是公文处理工作也称“文书工作”。（运用科学的原则程序的方法对机关公文拟稿输管理以及整理归档进行一系列衔接有序的工作）

特点：1政治性（关于方针政策法令规范贯彻执行/是整个国家机器正常运转的重要保证/提高机关工作效率的重要五一节）2时限性（迅速/讲话适时/时间上衔接）3机要性4规范性（遵循统一的规范）

作用：1助手作用2纽带作用3查考作用

任务：科学组织机关公文工作及时准确处理机关往来公文，在条理安全地运转公文完整保管公文，正确发挥公文作用有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建议服务。

组织：组织机构，组织领导，组织形式

形式：集中形式/分工形式（内容职责分/处理不同环节分）选择要考虑1性质任务职责范围2机构层次数量3数量多少4驻地集中还是分散远近5人员数目配备情况。

原则：公文处理必须准确及时，安全，保密，加强集中统一管理，坚实实事求是按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则。

要求：1必须准确，周密确保质量2公文处理必须及时迅速注重时效3公文处理必须做到安全可靠确保机密4公文处理必须加强集中统一管理5公文处理工作必须坚持实事求是遵规守纪按行文机关要求和公文处理规定进行6精简文件深入实际反对官僚主义和文牍主义。

第十一章公文办理程序

公文办理程序：指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。

收文办理程序：（签收，拆封与登记/分发与传阅/拟办批办与承办/催办查办与注办）

签收：机要交通送来的文件/邮局挂号快件/外机关部门直接送来的文件。拆封：文书人员职责。作用1便 管理和保护文件，防止积压和丢失2便 于检查和检索文件3便于文件统计和催办工作4作为核对与交接文件的凭据。

审核，分发，传阅。

拟办（对来文提出初步意见供领导批办参考，是实现‘四个转变’在办文办事中出谋划策变被动服务为主动服务发挥参谋助手作用的具体化）批办，承办（收文办理最后一道程序双是发文程序的开始。）

催办（必须处理同答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查）紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，防积压延误，提高机关办事效率措施。对内催办/对外催办（上行文，平行文，对方回复文件的催办）口头催办，电话催办，局面催办。注意：1要明确催办范围2要将催办落实3建立和加强公文催办工作组织机构。查办（协助机关领导检查各方针政策会议指示执行落实以及对某问题进行查处解决一项承办性工作。县以上党委专门机构。程序：1阅读有关材料搞清查问题2查办立项3查办办理4查办结果与反馈5整理归档。）注办（经办人在公文处理单简要说明。右上方，便于公文整理及日后查考。

发文办理程序：（拟稿审核与签发/核发缮与校对/用印登记与封发）

审核：做到六清查：1查是否需要行文以什么名义行文2查文稿内容与法律规定政策以及上级的有关规定是一与平行机关部门已有规定是否矛盾3查要求措施是否明确具体切实可行4查涉及其他部门地区权限范围问题是否协商一致并会签5查文字表达是否准确简洁 精练条理清楚标点是否正确文书规范6查公文是否符合规定。

校对：誉写稿打印稿清楚样本与原稿校玻收发室排例文字上的错误。

印制单位先核查一次或二次然后由承办人校对一次/完全由承办人员负责校对。注意：1以原稿为准2原则上应当双人对制3发现错漏字等现在以醒目的色笔用正确的校对符号修改4文件格式标记复查，签字印发。

登记：簿册式（内收发对外收发送文登记簿，外收发的发文登记簿。

第十二章公文的整理（立卷）与归档

归档文件整理工作：将归档文件以件为单位进行装订，分类，编号，编目，装盒使之有序化的过程。取消“案卷”推行“文件”级整理。

意义：1归档文件整理工作能保持文件之间的有机联系便于文件的查找利用2归档文件整理工作可以维护文件的完整与安全也便于文件 的保管3归档文件整理工作为档案奠定了基础。

组织：1建立和建全文书部门整理（立卷）制度。

文件材料以归档为界，之前是文件，归档后是档案。

文书部门整理的优越性：1由文书部门整理可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程长处，便于提高归档文件整理质量及效率2避免防止文件散失保证各文件完整性及机秘性3暂时保存当年的文件材料4按年集中归档确保文件归档质量，可促进机关档案工作提高机关档案管理水平更为机关服务。

2公文整理（立卷）环节的选择（考虑1直接经手文件2数量要求3地点分布4人数情况熟悉度）集中式分散式集中与分散相结合。

3明确公文整理（立卷）的范围：机关工作活动/查考利用价值。为主要条件。文电合一归档。

归档文件整理的原则与要求（归档文件，归档文件管理，件）

立档单位在具体职能活动中形成的办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。（归档文件）

归档文件管理：将归档文件以“件”为单位进行装订分类排列编号，编目装盒，使之有序化的过程。

件：归档文件的整理单位。（正文定稿一件，正文附件一件，原件复印件一件，转发，被转发件一件，来文与复文一件）

原则：遵循文件的形成规律保持文件之间的有面联系，区分不同价值便于保管和利用。1遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系2区分文件的不同保存价值3便于文件保管和利用。质量要求：1归档文件应齐全完整，已破损文件应修复字迹模糊不清或褪变文件应复制2整理归档文件所用书写材料纸张，装订材料应符合档案保管要求。

整理方法与归档：以‘件’为单位归档整理方法应做到：1更新观念增强改革意识2提高人员素质3加强硬件建设即加大对现代化基础设施的投入4注意新旧整理方法的衔接。

步骤：装订/分类/排列/编号/编目/装盒

分类：年度—机构（问题）—期限/期限—年度—机构（问题）期限（永久50长期15—50短期15年下）

排列：在分类方案最低一级类目内根据一定的方法确定为档文件 先后次序的过程。

编目：编归档文件目录。编号：全宗中位置，标识逐件编号，归档章填写。

装盒：档案盒封面/盒脊/备考表（说明，整理人，检查人，日期）

全宗，年，期限，机构， 止件号，盒号

公文归档：逐年移交给机关档案室集中保管称为归档。

1归档范围2归档时限3归档要求。第二年上半年移交。1式2，3份。